Meeting planner,chi è?: ecco quali sono le mansioni svolte

Vi è mai capitato di sentir parlare del Meeting planner? Sapete esattamente quali sono i compiti svolti da questa nuova figura professionale? Ecco che qui di seguito troverete le risposte a queste domande.

Meeting planner, chi è

Per prima cosa è molto importante precisare che quando si parla del Meeting planner ci si riferisce ad una figura professionale che si occupa di organizzare eventi aziendali. Si tratta quindi di una figura professionale che negli ultimi anni ha ottenuto sempre più successo raggiungendo anche una particolare importanza. Il meeting planner opera all’interno di start-up specializzati e hanno un compito molto importante da svolgere. Ovvero quello di pianificare diverse iniziative per conto di specifiche aziende e quindi riunioni, presentazioni, convention, viaggi ma anche corsi di formazione. Ovviamente per svolgere tale lavoro sarà opportuno anche avere una specifica formazione. Parlando nello specifico dell’Italia, è possibile dire che il meeting planner dovrà conseguire una laurea ad indirizzo specifico. Di preciso ad indirizzo economico, linguistico oppure turistico. Ad esempio Lingue e Letterature Europee, Economia e Gestione Servizi Turistici e per concludere Economia e Tecnica del Turismo. E’ importante che il meeting planner conosca le lingue straniere, e nello specifico almeno due. Ed inoltre dovrà anche avere una conoscenza importante di quelle che sono le norme legate all’ambito socio-economico e amministrativo. In questo modo non solo potranno portare avanti uno specifico piano organizzativo ma potranno anche riuscire a gestire nel migliore dei modi un determinato budget.

Meeting planner, mansioni svolte

Se in questo momento vi state chiedendo quali siano le specifiche mansioni che un meeting planner svolge nel suo lavoro ecco che questo può essere riassunto nell’acronimo MICE. Ovvero meeting, incentive, congress, event. Il Meeting planner si occupa di tutta l’organizzazione di una particolare iniziativa aziendale a 360°. Si occupa quindi di ideare e progettare l’evento, di intrattenere rapporti e relazioni con esterni e con gli invitati. Si occupa poi di comunicazione, logistica e catering. Nel primo caso, e quindi facendo riferimento alla comunicazione, le mansioni svolte sono di segreteria e quindi di iscrizioni e mail informative, promozione e quindi inviti e comunicati stampa, diffusione mediatica dell’evento, la realizzazione grafica delle locandine e le brochure. Parlando di logistica ecco che a questo termine sono legate mansioni come la scelta della location e l’allestimento della sala.

La gestione di quella che è la parte tecnica e quindi impianti audio-video, microfoni, luci. Ancora trasferte e alloggi per accogliere gli ospiti. Infine facendo riferimento al catering il meeting planner si occupa appunto di gestire il catering e quindi il buffet, eventuali prenotazioni per pranzi o cene. Il meeting planner è quindi una figura professionale che si occupa di molte cose e, se da una parte è possibile dire che molti di questi lavori possono essere svolti dall’ufficio, ecco che è anche opportuno precisare che molto spesso i meeting planner o organizzatori congressuali si trovano costretti a dover viaggiare per poter gestire nel migliore dei modi i diversi aspetti dell’evento di cui si stanno occupando.